صورتمجلس تفکیکی به وسیله ی گواهی پایان کار ساختمان توسط اداره ی ثبت اسناد و املاک تهیه می گردد. این صورتجلسه تنها به تعریف حدود اربعه واحدهای مستقل، گفتن مساحت و شماره گذاری آن ها پرداخته بدون اینکه به مالکیت خصوصی واحدها بپردازد.
چنانچه کل ملک پیش از تفکیک به یک نفر تعلق داشته، نمامی قطعات هم متعلق به وی خواهد بود و در صورتی که ملک چند مالک مشاعی داشته به عنوان مثال 3 مالک، هر کدام با قدر السهم 2 دانگ از 6 دانگ، تمامی واحدها و قطعات تفکیک گردیده یک به یک با قدرالسهم 2 دانگ متعلق هر 3 مالک خواهد بود. هیچ کدام از مالکان واحد مستقل و 6 دانگ نخواهند داشت تا زمان که سند تقسیم نامه در دفترخانه و به رضایت آن ها تنظیم گردد.
مالکان به نسبت قدرالسهمشان تعدادی از واحدها را به صورت کامل و 6 دانگ انتخاب می کنند. این انتخاب در سندی به اسم تقسیم نامه ثبت می گردد و بر اساس همین تقسیم نامه ثبت اسناد می تواند برای هر قطعه و یا واحد سند مالکیت صادر کند.
صورتمجلس تفکیکی مقدمه ی تقسیم نامه می باشد. برای آن که ملک از وضعیت مشاعی و شراکت خارج شود چنانچه پس از صورتمجلس تفکیکی تقسیم نامه تنظیم نگردد کار اداره ثبت در تهیه صورتمجلس تفکیکی بی فایده بوده است.
قانونگذار بر طبق اصل حکمت، حکیم و دانا است و کار بیهوده را نمی توان به او انتساب داد. بنابراین تنظیم سند تقسیم نامه حسب درخواست هرکدام مالکین الزامی می باشد.
چنانچه در شیوه ی تقسیم مالکان تفاوفقی نداشته باشند دادرس، کارشناس تعیین می کند. این الزام و اجبار از مواد 46 و 47 قانون ثبت اسناد و املاک کشور استنباط می گردد. پس هر زمان که شریکی قادر باشد خود را از مالکیت اشتراکی برهاند از حمایت قانونی برخوردار می شود.
معنای تفکیک
معنای لغوی تفکیک، جدا کردن می باشد. در اصطلاح ثبتی به معنی تقسیم قطعه زمینی به قطعات گوناگون است.
تفکیک، کاری اداری می باشد که با درخواست مالک یا مالکین، به وسیله ی اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک نسبت به املاک مشاع و غیر مشاع صورت گرفته و در نتیجه ملک به چند قطعه با مشخصات معین، تبدیل می شود.
به طور معمول تفکیک املاک با گرفتن گواهی پایان کار از شهرداری به وسیله ی مالکین و پیوست تصویر مصدق آن به درخواست دفاتر اسناد رسمی مبنی بر تفکیک و تحویل به ادارات ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک شروع می گردد.
تفکیک عرصه
شیوه ی تفکیک عرصه بدین صورت است که نخست درخواست کننده ی تفکیک با مراجعه به شهرداری منطقه، درخواست نقشه تفکیکی کرده و شهرداری هم با رعایت ماده ی 101 قانون شهرداری ها نقشه مزبور را به درخواست کننده داده و نسخه ی دیگر آن را به اداره ثبت محل ارسال می کند. آنگاه درخواست کننده به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه و تقاضای استعلام از اداره ثبت جهت تفکیک پلاک ثبتی خود می کند.
با دریافت استعلام و تحویل آن به اداره ثبت به وسیله ی درخواست کننده به انضمام تقاضای کتبی او، رئیس واحد ثبتی بدواً مسئله را به متصدی دفتر املاک ارجاع می دهد تا مالکیت متقاضی گواهی گردد. با گواهی مسئول دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت ملک، رئیس واحد ثبتی به نماینده ثبت و نقشه بردار ثبتی مأموریت می دهد تا از محل بازدید نماید.
نقشه بردار ثبتی، چنانچه مغایرتی میان نقشه شهرداری و سند مالکیت مشاهده نکند، ضمن ترسیم نقشه ثبتی، گواهی عدم تجاوز ملک به مجاورین، شوارع و معابر را صادر می کند.
در نهایت، نماینده ثبت، اقدام به تنظیم صورتمجلس تفکیکی عرصه کرده، بعد از امضای صورت جلسه به وسیله ی نماینده ثبت، نقشه بردار و حاضرین، رئیس اداره ثبت یا معاون او، ضمن دستور گرفتن هزینه تفکیکی اقدام به امضای صورت جلسه تفکیکی کرده و نسخه ای از آن را به دفترخانه ذی ربط ارسال می کنند.
چنانچه تفکیک ملک مشاعی به وسیله ی وکیل انجام گیرد،مزایای آن چیست؟
- مدت زمانی که ملک افراز و یا تفکیک می گردد کمتر می شود.
- احتیاجی به حضور مالک در اداره ثبت اسناد نیست.
- چنانچه ملک غیر قابل افراز هم باشد احتیاج به حضور مالک در دادگاه نیست.
- وکیل قادر است ضمن حضور در اداره ثبت مشخص نماید که ملک قابل افراز می باشد یا نه.
- وکیل قادر است سهم موکل خود را پس از تفکیک بفروشد.
- همه ی شرکا که مالک ملک مشاع هستند قادرند بدون حضور خود و اگر توافق نمایند یک وکیل بگیرند تا اقدام به تفکیک یا افراز ملک کند.
در تفکیک ملک مشاعی حالت اشاعه ضروری نمی باشد به این معنا که امکان دارد تنها یک مالک قصد تفکیک داشته باشد اما برای افراز بایستی چند مالک وجود داشته باشد.
تفکیک با رضایت مالک یا مالکین زمین صورت می گیرد اما افراز در صورتی می باشد که میان مالکان توافق وجود نداشته باشد.
تفکیک تنها تقسیم ملک می باشد اما افراز، تقسیم ملک به همراه تعیین سهم هر کدام از مالکین است.
چنانچه در حین تفکیک، هر کدام از شرکا اعتراض داشته باشند بقیه ی عملیات تفکیک انجام نمی گیرد اما افراز بدین شکل نیست و پس از اعتراض هم افراز انجام می شود.
چنانچه مساحت و موقعیت مکانی پارکینگ در صورت مجلس تفکیکی و سند تک برگی ذکر نگردد مالک پس از گرفتن پایان ساختمان و صورت مجلس تفکیکی بعض یا همه ی پارکینگ ها را به یک یا چند واحد آپارتمانی تبدیل می نماید و بعد از پرداخت جریمه بر اساس تبصره ی 5 ماده 100 قانون شهرداری، آپارتمان ها را رسماً به خریداران واگذار می نماید.
در چنین شرایطی چون این حق قبلاً طبق پروانه ساختمان برای هر واحد به عنوان پارکینگ شناخته شده بود، اقدام مالک کاری غیر قانونی تلقی شده و قابل اعاده به حالت قبلی می باشد.
به عبارتی خریداران که مالکان آپارتمان ها هستند با دادن دادخواست به دادگاه قلع و قمع آپارتمان احداثی در محل پارکینگ ها را از دادگاه درخواست می کنند و از آنجایی که تخلف مالک ساختمان محرز می باشد، بنابراین دادگاه علی الاصول حکم بر قلع و قمع می دهد.
تفاوت تفکیک عرصه و اعیان
تفکیک عرصه و اعیان از نظام مشابه و واحدی تبعیت می نماید. به غیر از این که در تفکیک اعیان، گواهی پایان کار صادر شده از سوی شهرداری الزامی می باشد.
در هر 2 حالت بعد از طی مراحل موصوف بدون هیچ نوع تغییری در مالکیت اشخاص، قطعه بندی عرصه در زمین ها و جداسازی اعیان در مجموعه آپارتمانی در ورقه ای تنظیم می شود که با عنوان «صورتمجلس تفکیکی» شناسایی می شود.
پس صورت مجلس تفکیکی، نوشته ی رسمی می باشد که به درخواست مالک یا مالکین و استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک بر طبق مقررات به وسیله ی مأمورین ذی صلاح تنظیم می گردد. با قید این که بدون هر نوع تغییری در مالکیت متقاضی یا متقاضیان (مالک) تنها مبین محدوده اجزای جدا شده، خواهد بود.
آیا می توان قولنامه زمینی را که سند تفکیکی ندارد، محضری نمود؟
خیر، از تفکیک برای انتقال قطعات تفکیک شده به شکل مفروز، صدور سند مالکیت مفروزی با ابطال سند اولیه و تنظیم تقسیم نامه استفاده می گردد.
همه ی امور مرتبط با تفکیک در اداره ثبت صورت می گیرد و پس از آن صورتمجلس تفکیکی تنظیم می گردد. این صورتمجلس شامل حدود مساحت قطعات جدا شده جهت انتقال و به شکل قطعات مفروزی برای صدور سند مالکیت برای قطعات و تنظیم تقسیم نامه می باشد. در حقیقت چنانچه یکی از موارد گفته شده ناقص باشد، تفکیک دارای اعتبار نمی باشد.
